Datenschutzerklärung zur Nutzung von MS Teams

Datenschutzerklärung zur Nutzung von Microsoft Teams 

Die aidia GmbH verwendet Microsoft Teams, um Ihnen das Tool für die Durch-führung zur Kommunikation über Distanz zur Verfügung zu stellen und unterschiedliche Onlineformate über Microsoft Teams Calls gemeinsam mit Ihnen nutzen zu können. Nachfolgend möchten wir Sie darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten in diesen Onlineformaten verarbeitet werden:

1. Verantwortliche Stelle 

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Microsoft Teams ist die aidia GmbH, Fleethörn 7, 24103 Kiel, Telefon 

+ 49 (0) 431 56013344, info@aidia.de .

Die technische Verarbeitung der Daten, soweit für die Kommunikation erforderlich, erfolgt für die verantwortliche Stelle im Wege einer Auftragsverarbeitung des Anbieters Microsoft auf Grundlage von Art. 28 DSGVO. 

Für die Inhalte der Website des Anbieters Microsoft ist die aidia GmbH nicht verantwortlich.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verwenden „Microsoft Teams“, um Online-Calls, Video-Konferenzen, Online-Meetings, Online-Schulungen und Webinare gemeinsam mit Ihnen über Distanz durchführen zu können.

Wir verarbeiten Ihre persönlichen Daten dabei nur in dem Umfang, wie sie für die Durchführung des jeweiligen Calls erforderlich sind.

Dies dient unserem gemeinsamen Interesse an einer guten Kommunikation mit Ihnen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), kann aber im Einzelfall aber auch zur Erbringung unserer Leistungen im Rahmen eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages erforderlich sein (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Soweit wir Informationen von Mitarbeitenden verarbeiten, erfolgt dies ergänzend auf der Rechtsgrundlage des § 26 BDSG.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Wenn Sie den von uns zur Verfügung gestellten Dienst Microsoft Teams nutzen, erhalten und verarbeiten wir Ihre persönlichen Daten zur Teilnahme am jeweiligen Onlineformat. 

Dies sind i.d.R. Name, E-Mail-Adresse, ggf. Kennung, optional Profilbild und weitere Kommunikationsdaten und Inhaltsdaten. Soweit Sie Informationen im Rahmen von Chatfunktionen u.ä. teilen, werden auch diese verarbeitet und können in einem Chatverlauf gespeichert werden, soweit wir dies als erforderlich für Zwecke der Dokumentation erachten. 

Wir verarbeiten auch die allgemeinen Daten des jeweiligen Calls. Diese können den Inhalt, das Thema, eine Sitzungsnummer, Angaben zur Dauer des Meetings, IP-Adressen der beteiligten Anschlüsse, ggf. für die Verbindung genutzte Telefon-nummern und für die Konnektivität zwingend übermittelte weitere Informationen zur genutzten Hardware (z.B. Mikrofon und Kamera, Browser) enthalten. 

In Ausnahmefällen können Formate von uns aufgezeichnet werden. Eine Aufzeichnung eines Calls darf aber nur erfolgen, wenn Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung erteilt haben. Die laufende Aufzeichnung wird Ihnen auf Ihrem Bildschirm kenntlich gemacht. Sie bestimmen selbst über die Nutzung Ihres Mikrofons und Ihrer Kamera.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO statt.

4. Speicherung personenbezogener Daten

Wir speichern Inhaltsdaten nur dann, wenn wir eine Aufnahme von einem Onlineformat gefertigt haben. Sonst speichern wir über den nach technischen Gesichtspunkten erforderlichen Zeitraum hinaus keine personenbezogenen Daten in den Calls.  

Wenn Sie selbst bei einem Diensteanbieter als Nutzer angemeldet sind, können auf dieser Grundlage jedoch auch weitergehende Daten zu Ihrer Person im Zusammen-hang mit Ihrer Teilnahme an unserer Videokonferenz vom jeweiligen Anbieter gespeichert werden. Dies und die Speicherdauer richtet sich dann nach Ihrem Nutzungsverhältnis mit dem Anbieter und liegt in der alleinigen Verantwortung des Anbieters. 

Wir stellen sicher, dass mögliche, aber nicht erforderliche weitergehende Datenverarbeitungen, z.B. Überwachungsmöglichkeiten (sog. „Aufmerksamkeits-assistent“), standardmäßig deaktiviert sind.

5. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Microsoft Teams für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Microsoft Teams zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die aidia GmbH unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

6. Zugriff auf personenbezogene Daten 

Wir werden Ihre Daten nicht an Dritte übermitteln, soweit nicht bereits eine Übermittlung Bestandteil eines unserer Onlineformate ist.

Auf alle in Microsoft Teams durch Nutzer eingestellten Dateien, Inhalte und Kommentare haben jeweils die Personen Zugriff, mit denen sie im jeweiligen Format online geteilt werden. Alle Teilnehmer eines Calls haben dabei Zugriff im Sinne von Sehen, Hören und Lesen auf Inhalte der Videokonferenz, Chats, geteilte Dateien und Bildschirm-freigaben. In einem Chat haben alle Teilnehmer Zugriff auf eingegebene

Inhalte und geteilte Dateien. 

Der Anbieter hat Zugriff auf die bei der Nutzung von Microsoft Teams anfallenden Daten soweit dieses zur Erfüllung seiner Verpflichtung im Rahmen des Vertrags zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist. Die Zulässigkeit des Zugriffs wird dabei durch den mit uns geschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung beschränkt. 

7. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Wir haben mit Microsoft eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Microsoft Teams wird von der Microsoft Corporation, einem Anbieter aus den USA zur Verfügung gestellt. Bei der Verwendung von „Microsoft Teams“ ist eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten in den USA als sog. Drittland möglich. Der Anbieter verfügt über eine „EU-U.S. Data Privacy Framework“ Zertifizierung, entsprechend des seit 10.07.2023 in Kraft getretenen Angemessenheitsbeschlusses.  

Ergänzend wird die Einhaltung eines Mindeststandards des Datenschutzes durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln nebst zusätzlichen Garantien des Anbieters gewährleistet.

Die Datenschutzinformationen von Microsoft finden Sie auf der Website des Anbieters: 

https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement

10. Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), ein Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) und, soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, ein Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen (Art. 77 DSGVO).  

Alle weiteren Informationen hierzu finden Sie auf unserer Website unter dem Reiter „„Datenschutzerklärung“.

Stand: März 2025